承辦方：

一． 會前：

1． 與會議主辦方洽談

2． 提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會議預案書給會議方

3． 派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。

4． 確定方案，簽訂合同，預付定金。

二． 會中

1． 會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、攻關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

2． 會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關(guān)物品。

3． 會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4． 會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。

5． 會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認。

6． 會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。

7． 會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

8． 會議服務(wù)：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。

三． 會后

1． 結(jié)帳：提供會議過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明，專人與客戶進行核對并結(jié)帳

2、資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。

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主辦方：跟進細節(jié)

1、 在會議開始之前做全局性的總體策劃，做出會議進程“時間進度表”；

2、 一般情況下以電話通知各單位在何時、何地舉行會議，并確認各單位與會代表人數(shù)。

3、 如果會議形式比較鄭重，除電話聯(lián)系外，需要以書面文件或通知單、邀請函的形式與各單位聯(lián)系，并取得明確答復（如書面文件或通知單、邀請函需特殊制作，與印刷廠商協(xié)商處理）。

4、 取得會議承辦方開出的可提供的服務(wù)項目表，針對所需的服務(wù)與會議承辦方簽署相關(guān)協(xié)議、合同，以法律手段保護自己的合法權(quán)益。

5、 制定出會議日程表和會議演講稿及相關(guān)報告內(nèi)容，如果會議內(nèi)容并不涉及內(nèi)部機密，也可將情況告之會議承辦方，請他們協(xié)助制定。

6、 在有了會議承辦方幫助聯(lián)系酒店、機場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊等單位的同時，根據(jù)“時間進度表”進行及時的詢問，落實計劃的進度。

7、 會議開始時參與報到工作，作好協(xié)調(diào)工作，分發(fā)資料，同時可以認識新朋友，加深與老朋友的關(guān)系。如果與會代表是要交會務(wù)費的，收取會務(wù)費。

8、 報到結(jié)束后，及時通知會議承辦方最準確的人數(shù)、房間數(shù)，多出或少出的房間及時與酒店協(xié)商解決，避免不必要的麻煩。

9、 正式會議開始之前，檢查會場的布置工作（燈光、音響、場形、綠化和特殊設(shè)備），確保萬無一失。

10、 與會議承辦方協(xié)商制定出合理的用餐、叫醒、開會時間。

11、 作好會議期間的協(xié)調(diào)工作。

12、 制定與公司和此會議的總目標相一致財務(wù)預算，定金一般是先預交總費用的50%，其余費用會議結(jié)束時一并解清。

13、 會議結(jié)束后，根據(jù)實際情況做出此次會議的總結(jié)報告，備檔。

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需要注意的原則

一、 確立明確的目標

對任何一個商業(yè)公司而言，要想讓會議開得有價值，必須要有一個明確的目的。通過會議獲取所需，提供給與會者相應(yīng)的價值，并且能回報投資。

二、 完善信息的采集與分析

信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細節(jié)請看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會議的出席者、了解媒體、了解預算、分析自己的不足等。

三、 追求不斷的創(chuàng)新

每一次會議都是對創(chuàng)新能力的挑戰(zhàn)，無論在內(nèi)容或形式上，不斷的創(chuàng)新能使每一次會議都充滿激情與樂趣。

四、 制定周密的計劃

無論是甘特圖還是進度表，一個周密的計劃必須包括會議里所有的細節(jié)，另外，保證定期的追蹤可以避免一個周密的計劃成為項目經(jīng)理墻壁上的裝飾。

五、 實施嚴格的現(xiàn)場管理

在進行現(xiàn)場管理時，一定要嚴格地對照計劃表上的事項進行操作，任何疏漏都會導致會議的失敗。此外，現(xiàn)場負責人需要有隨機應(yīng)變的能力（參見14條）

六、 結(jié)束與細致的總結(jié)

成功的會議需要有創(chuàng)造性的規(guī)劃；積極的談判和交流的技巧；規(guī)范的操作和財務(wù)管理；優(yōu)秀的包裝和系統(tǒng)的反饋。在會議結(jié)束后總結(jié)一下你提供了多少價值？什么是你公司的投資收益？與會者明年還會參加你的會議嗎？將這些答案匯總起來，應(yīng)用于下一次的會議計劃。

七、 爭取優(yōu)秀，而不是完美

無論會議大小與否，再好的會議計劃都不可能達到完美，最重要的事情是建議、設(shè)計和修正。

八、 了解會議涉及的行業(yè)

為了提供成功的會議管理，組織者必須了解會議所涉及的行業(yè)，專業(yè)術(shù)語和行業(yè)整體趨勢等方面的內(nèi)容。

九、 不要為了省小錢而在大事情上糊涂

保證合作的供應(yīng)商提供高品質(zhì)的服務(wù)，千萬不要為了省點小錢而犧牲了會議的品質(zhì)，到最后損失最大的還是你自己。

十、 記住、顧客永遠是第一

你的聽眾是你的顧客，他們會付帳給你，因此他們必須要感受和接受到價值，他們必須要體會到此次會議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要，請記住：顧客永遠是第一重要的！

十一、合理控制預算

要學會分析并合理地使用預算。額外花費的錢應(yīng)該首先使與會者收益。

十二、最大限度地使用技術(shù)

技術(shù)能給你很多幫助，自始至終地盡可能多使用技術(shù)，使得顧客和工作人員都能很輕松地運用技術(shù)，但是，必須記住不可用技術(shù)代替人與人之間的交流。（技術(shù)的運用參看“多媒體會議包裝”）

十三、清晰而明確的溝通

清晰而明確的交流是整個項目成功的關(guān)鍵。想象你是一個與會者，不了解內(nèi)部的計劃、程序或是后備工作，如何在最短的時間內(nèi)了解這一切呢？

十四、成熟的危機管理

針對不可預見的問題與可能的場景危機，必須準備好解決方案，將最壞的結(jié)果羅列出來，然后逐一提出解決方案。

十五、提供足夠的價值

為了滿足與會者的需求，一個會議項目應(yīng)該能提供給聽眾有用的價值，無論是教育還是培訓抑或是新產(chǎn)品發(fā)布會或經(jīng)銷商會議---內(nèi)容是關(guān)鍵，充實的內(nèi)容將使價值在會議中得以體現(xiàn)。