國際交流處是華中科技大學(xué)舉辦國際會(huì)議的歸口管理單位，負(fù)責(zé)我校舉辦的國際會(huì)議的審核、報(bào)批及有關(guān)管理工作。現(xiàn)就國際會(huì)議的分類、預(yù)報(bào)、申報(bào)、注意事項(xiàng)、會(huì)議總結(jié)等事項(xiàng)做如下說明：

一、會(huì)議類別

     1. 小型自然科學(xué)技術(shù)類國際會(huì)議：不涉及敏感政治問題，外賓人數(shù)30人以下的小型自然科學(xué)技術(shù)類國際會(huì)議。

      2. 一般性國際會(huì)議

     （1）外賓人數(shù)在100人以下或會(huì)議總?cè)藬?shù)在400人以下的一般性國際會(huì)議

     （2）外賓人數(shù)在300人以下或會(huì)議總?cè)藬?shù)在800人以下的自然科學(xué)領(lǐng)域的專業(yè)或?qū)W術(shù)性國際會(huì)議。

    3. 重大國際會(huì)議

     （1）聯(lián)合國下屬機(jī)構(gòu)和各專門機(jī)構(gòu)的大會(huì)與特別會(huì)議；

     （2）聯(lián)合國系統(tǒng)以外的政府間和非政府間重要國際組織的大會(huì)與特別會(huì)議

     （3）事關(guān)我核心利益、涉及重大敏感問題以及重要國際問題的國際會(huì)議；

     （4）外賓人數(shù)在100人以上或會(huì)議總?cè)藬?shù)在400人以上的社科類國際會(huì)議，以及外賓人數(shù)在300人以上或會(huì)議總?cè)藬?shù)在800人以上的自然科學(xué)技術(shù)專業(yè)領(lǐng)域的專業(yè)或?qū)W術(shù)性國際會(huì)議；

     （5）外國政府正部長(zhǎng)及其以上官員或前國家元首、政府首腦出席的高級(jí)別國際會(huì)議；

     （6）邀請(qǐng)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人出席的國際會(huì)議。

二、國際會(huì)議的預(yù)報(bào)

   （一）擬舉辦“重大國際會(huì)議”的單位，須至少于對(duì)外承諾或宣布開會(huì)的前一年的9月在外事辦公信息平臺(tái)提交會(huì)議預(yù)報(bào)信息。

   （二）擬于上半年舉辦“一般性國際會(huì)議”，申請(qǐng)單位須于對(duì)外承諾或宣布開會(huì)的前一年9月15日前在外事辦公信息平臺(tái)提交會(huì)議預(yù)報(bào)信息；擬于下半年舉辦“一般性國際會(huì)議”，申請(qǐng)單位須于對(duì)外承諾或宣布開會(huì)的當(dāng)年2月15日前在外事辦公信息平臺(tái)提交會(huì)議預(yù)報(bào)信息。

   （三）預(yù)報(bào)信息由國際交流處匯總后報(bào)教育部初審。

   （四）外賓人數(shù)30人以下的小型自然科學(xué)技術(shù)類國際會(huì)議。可不用預(yù)報(bào)計(jì)劃，但必須按規(guī)定提前4個(gè)月報(bào)批。

三、國際會(huì)議的申報(bào)和審批

   （一）國際會(huì)議的申報(bào)：會(huì)議舉辦單位須在對(duì)外宣布至少4個(gè)月前提交書面申請(qǐng)。書面申請(qǐng)中如有組織機(jī)構(gòu)或會(huì)議名稱等的英文縮寫，須以中文加以準(zhǔn)確表述。凡涉及境外組織機(jī)構(gòu)參加國際會(huì)議，須在書面申請(qǐng)中對(duì)該組織做背景介紹。

   （二）申請(qǐng)人根據(jù)規(guī)定的時(shí)限，通過院系外事專辦員及時(shí)在校外事辦公信息平臺(tái)填報(bào)國際會(huì)議申報(bào)信息。

   （三）國際交流處在收到申報(bào)信息后三個(gè)工作日內(nèi)對(duì)申報(bào)進(jìn)行網(wǎng)上初審。初審?fù)ㄟ^后，申請(qǐng)人即可網(wǎng)上打印《華中科技大學(xué)國際會(huì)議申報(bào)表》，由院系相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字審批，加蓋單位公章，報(bào)國際交流處審批。

   （四）會(huì)議申請(qǐng)單位根據(jù)規(guī)定的格式和內(nèi)容，草擬舉辦國際會(huì)議的請(qǐng)示、會(huì)議預(yù)算、參會(huì)人員名單等文件，將文件電子版一并通過電子郵件發(fā)送至指定電子郵箱。如系我校承辦，主辦單位需出具委托書及中文翻譯件。

   （五）國際交流處結(jié)合《國際會(huì)議申報(bào)表》及其它申報(bào)文件，擬文報(bào)主管校領(lǐng)導(dǎo)批示，并根據(jù)批示結(jié)果向教育部正式行文提交會(huì)議申請(qǐng)。

   （六）教育部根據(jù)申報(bào)材料對(duì)會(huì)議申請(qǐng)進(jìn)行審批，批復(fù)結(jié)果由國際交流處轉(zhuǎn)達(dá)申請(qǐng)單位。若審批過程中相關(guān)部門提出要求，申請(qǐng)人須及時(shí)提供有關(guān)補(bǔ)充材料。

四、注意事項(xiàng)

   （一）會(huì)議必須在申報(bào)單位所在地舉辦，不得“異地辦會(huì)”。

   （二）在獲得教育部正式會(huì)議批復(fù)前，任何單位和個(gè)人不得對(duì)外承諾舉辦會(huì)議、發(fā)布正式的會(huì)議通知或邀請(qǐng)。

   （三）主辦單位應(yīng)組織力量對(duì)與會(huì)代表提交論文進(jìn)行審查，對(duì)有政治性錯(cuò)誤內(nèi)容的，應(yīng)及時(shí)要求更正或取消論文發(fā)表資格。會(huì)議內(nèi)容應(yīng)符合國際相關(guān)政策、不涉及政治敏感、熱點(diǎn)問題，沒有“一中一臺(tái)”、“兩個(gè)中國”的問題。

   （四）主辦單位應(yīng)遵守外事紀(jì)律，堅(jiān)持內(nèi)外有別原則，嚴(yán)格遵守保密制度。在申辦或舉辦會(huì)議過程中不得做出超出授權(quán)范圍的會(huì)議安排或承擔(dān)額外的義務(wù)。涉及敏感及不明事宜，應(yīng)及時(shí)與學(xué)校國際交流處聯(lián)絡(luò)，不得隨意對(duì)外表態(tài)。

   （五）嚴(yán)格控制會(huì)期、會(huì)議規(guī)模和會(huì)議規(guī)格。不得為提高會(huì)議規(guī)格，隨意使用“峰會(huì)”、“國際論壇”、“首屆”等稱謂。嚴(yán)禁借辦會(huì)之名建立常設(shè)“秘書處”等機(jī)構(gòu)。

   （六）原則上不邀請(qǐng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)出席國際會(huì)議及相關(guān)禮儀活動(dòng)。若會(huì)議級(jí)別較高或擬邀請(qǐng)國內(nèi)、外重要人士參會(huì)，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)出席開幕式或招待會(huì)的，主辦單位須提前2周提出申請(qǐng)，并提交會(huì)議及嘉賓背景、大會(huì)議程等材料，由國際交流處協(xié)調(diào)安排相關(guān)事宜。

   （七）主辦單位應(yīng)盡早落實(shí)經(jīng)費(fèi)、會(huì)場(chǎng)、各類必需設(shè)施及后勤保障，認(rèn)真仔細(xì)地做好會(huì)前各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，做好各種突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案，確保與會(huì)代表安全；應(yīng)在會(huì)議正式開始前至少一個(gè)星期就會(huì)議的籌備組織情況、參會(huì)代表信息、會(huì)議日程安排等以書面形式告知國際交流處。

   （八）舉辦國際會(huì)議應(yīng)厲行節(jié)約，要依照同類國際會(huì)議的慣例按注冊(cè)費(fèi)、論文集資料費(fèi)、食宿費(fèi)、專家講座費(fèi)等項(xiàng)目，收取必要的費(fèi)用，以會(huì)養(yǎng)會(huì)。

   （九）不得以盈利為目的，更不能為了得到外方贊助，而按外方要求舉辦國際會(huì)議或邀請(qǐng)國（境）外人員參加國際會(huì)議。

   （十）對(duì)部分高水平的國際學(xué)術(shù)會(huì)議，學(xué)校將予以適當(dāng)資助。具體資助辦法參照《華中科技大學(xué)“985工程”國際學(xué)術(shù)交流經(jīng)費(fèi)“舉辦國際學(xué)術(shù)會(huì)議專項(xiàng)”實(shí)施辦法》。

五、會(huì)議總結(jié)報(bào)告

   （一）會(huì)議牽頭人須于會(huì)后一個(gè)月內(nèi)完成會(huì)議總結(jié)報(bào)告，寄交教育部《國際學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)》刊登（地址：華中科技大學(xué)圖書館《國際學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)》編輯部，郵編：430074），同時(shí)將總結(jié)報(bào)告電子文檔發(fā)送至國際交流處指定郵箱?！秶H學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)》是由中華人民共和國教育部委托華中科技大學(xué)主辦的國際學(xué)術(shù)會(huì)議述評(píng)?？?。作為國內(nèi)唯一的專門刊登國際學(xué)術(shù)會(huì)議述評(píng)、出國考察報(bào)告、國際合作項(xiàng)目進(jìn)展等內(nèi)容的刊物，其辦刊宗旨是“一人出國、大家受益”。該刊設(shè)有外事論壇、社科經(jīng)緯、基礎(chǔ)研究、熱點(diǎn)聚焦、學(xué)術(shù)前沿、專家建議、專題述評(píng)、項(xiàng)目合作、考察報(bào)告、交流互訪、主題報(bào)告等多種欄目，熱誠地歡迎廣大學(xué)者惠寄稿件，以廣泛宣傳國際學(xué)術(shù)交流與合作的成果。投稿請(qǐng)突出學(xué)術(shù)內(nèi)容，如會(huì)議主要報(bào)告的基本思想、當(dāng)前的研究熱點(diǎn)、學(xué)科發(fā)展趨勢(shì)等。該刊注重深刻與全面，不作任何字?jǐn)?shù)限制。

   （二）總結(jié)報(bào)告的內(nèi)容包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、主題、協(xié)辦單位和學(xué)術(shù)牽頭人等；

   （三）總結(jié)報(bào)告要詳寫會(huì)議學(xué)術(shù)內(nèi)容，包括國際上本學(xué)科的動(dòng)向、趨勢(shì)、水平介紹和評(píng)價(jià)、與會(huì)國內(nèi)外著名學(xué)者的最新研究成果和動(dòng)向等，結(jié)合會(huì)議交流信息，突出重點(diǎn)，側(cè)重創(chuàng)新，述評(píng)結(jié)合；

   （四）總結(jié)報(bào)告要說明會(huì)議反映出來的我國在該學(xué)科領(lǐng)域與國際水平的差距，存在的問題和建議、感受等，可概括寫出；

  （五）總結(jié)報(bào)告篇幅以3000～8000字為宜，可附上圖表，將其中的外文盡可能譯成中文；