會議通知的方式

1、 口頭通知：簡捷、省事，適合小型會議

2、電話、傳真通知：多數(shù)會議采取這種方式通知，快捷、準確，成本低、但需做好書面記錄

3、書面通知：傳統(tǒng)的通知方式，適合全國性的大型會議，由于傳遞時間長，需提前準備。

4、電子郵件：信息時代的產(chǎn)物，快捷、準確、低成本，且內(nèi)容清楚一目了然

邀請函的內(nèi)容

1、邀請客人的數(shù)量

2、名稱、時間、日期

3、舉辦地

4、行程路線

5、著裝要求

6、回復(fù)地址、電話號碼、傳真號碼

7、訂票表（如有需要）

程序

不管什么樣的會議，主辦方都希望適宜的對象（客戶）參加，因此是非常重要的環(huán)節(jié)，包括以下三個程序

1、信息發(fā)布：通過電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告發(fā)出邀請；

2、回執(zhí)處理：

對于主辦方來說，回執(zhí)是對會議車話成功與否的判斷標準之一，回執(zhí)單的內(nèi)容非常重要，應(yīng)當做到合理、圓滿，通常包括以下環(huán)節(jié)：名字、職務(wù)、性別、人數(shù)、聯(lián)系方式、預(yù)備到達的航班或火車車次、迎接要求；回執(zhí)受到后需要統(tǒng)計、確認是否有效，如果確認后可以發(fā)出確認通知；

3、確認通知

內(nèi)容包括：會議確切的定點、時間、議程、簽到次序、注意事項等；