貴州會議服務之企業(yè)會議管理辦法

一.總則 

     為使公司的會議管理規(guī)范化和有序化，提高會議形式的行政決策效率，特制定本辦法。

      公司會議制度本著精減、有效、節(jié)儉的原則運行。

二.會議種類

       (一).公司設立四級例會制度

      公司常務會議；

      總經(jīng)理辦公會議（碰頭會）；

      部門工作會議；

      全體員工會議。

(二).公司設立其他的會議制度

        計劃調度會； 

        投資決策（審議）會議；

       工作匯報會； 

       鑒定、評審、論證會；

       新聞發(fā)布會； 

       研討會； 

      工作午餐會。

   (三).公司會議分為常設會議、定期會議和臨時不定期會議。可針對不同會議制定細則管理。

三.會議管理體制 

   公司行政部統(tǒng)一管理會議制度，所有會議均須在行政部審批或登記備案。

   行政部須在年度計劃中提出全年會議工作計劃和費用預算以及壓縮會議開支的指標，在上級批準后遵照執(zhí)行。

   公司嚴格控制未預見的臨時性會議，對此類會議須按一會一報原則審批。 

   會務工作主要由行政部承辦；其他部門主辦的會議，行政部應予協(xié)助。

   公司財務部應加強對會議開支預算方案的審核，減少不合理費用，并確保合理經(jīng)費及時到位。

   除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政部整理、立卷、存檔。

四.會議程序

   (一).會前準備

   對定期的常規(guī)會議，在會前應明確該次會議主題和臨時出席或列度人員。

   對不定期的重要會議，承辦人應提出會議企劃報告，該報告包括：

   1.會議名稱；2、會議主旨和目標；3、會議議項；4、會議時間；5、會議地點；6、會議議程；7、會議主持人；8、出席人員（名單）；9、會議財務（支出收入）預算；10、接待工作說明；11、現(xiàn)有籌備情況及進展；12、（可能）存在的問題、解決方案及要求；13、籌劃備時間進度表。

   該報告批準后方執(zhí)行。

   2. 通過口頭或書面形式提出會議申請。口頭僅適用于例會召開的確認。

   3. 會議通知。根據(jù)會議要項擬訂會議通知，并提前張貼或發(fā)送。對重要會議須發(fā)幾輪通知的，應做好每輪工作。出席會議的重要或主要人員，應通過電話等方式確認是否能如期出席，并作出相應安排。

   4. 會議承辦人及時準備會議場所、會議文件或資料。

   必要是時要進行會場布置、設備調試。對重點發(fā)言對象須確保其發(fā)言。

   5. 在會議進行中要做好記錄。記錄方式為要是速記筆錄，必要時可錄音、錄像，妥善保存記錄材料。